Comme de nombreux professionnels vous êtes confrontés à un écran noir lors des visios. Les caméras des participants sont éteintes. L’animateur de la réunion parle face à un œil vert et à un écran noir ! Il devient rouge ! C’est comme si lors d’une réunion les participants avaient le dos tourné ! La webcam permet de maintenir un lien social, de voir la réaction des autres, de voir la communication non verbale. L’adhésion, le doute, le rejet face à une suggestion ou une décision. C’est aussi un moyen de repérer les signaux faibles de mal être, de fatigue d’un collaborateur.  Pourtant certains sont restés dans le mode télétravail forcé et l’écran noir reste la règle. Voyons quelques trucs pour inciter à allumer la caméra en visio.

Mais pourquoi les caméras sont-elles éteintes ?

Souvenez-vous, mars, avril 2020 !!! Le télétravail forcé, à l’arrache et avec les moyens du bord a été déployé. Tous n’avaient pas de webcam. Souvent la connexion était mauvaise. La bande passante ne permettait pas d’avoir la visio et le son. Alors on coupait la caméra. Les fonds d’écrans n’existaient pas. Et la visio était très intrusive. Toute l’équipe découvrait votre intimité. Mais ça c’était avant ! Le droit du travail, la CNIL précisent que les salariés ne sont pas tenus d’allumer la caméra même pour un motif de convivialité. Certes. Mais cela est pourtant souhaitable pour préserver le lien social, pour favoriser les échanges, pour faciliter la participation.

Allumer la caméra en visio est souhaitable :

Cela permet de voir que Pierre qui allumait toujours sa caméra, ne le fait pas ce matin. « Tiens, un signal qu’il se passe quelque chose » Le manager va alors l’appeler en tête à tête. Allumer la caméra renforce le lien social. Oui, dans une équipe on est habitué à se voir, à noter le sourire, la moue, des uns des autres. L’homme est un animal social ! disait Socrate, pas une vignette noire ou 2 initiales (sur Teams) sur un écran. Sur le plan cognitif, les webcams favorisent la communication interpersonnelle. Faire une remarque, et ne pas avoir le feedback émotionnel des autres est stressant. Mais que pensent-ils ? Ont-ils compris, accepté ce que j’ai proposé ? Ou alors sont-ils étonnés, mécontents ?

Mes 10 trucs pour inciter les participants à allumer la caméra en visio

Des inclusions incitatives :

Pour moi toutes les réunions doivent commencer par une inclusion ou un icebreaker. C’est un temps social indispensable pour créer le lien, les connexions, et pour quitter ce que chacun faisait juste avant. J’en parle dans mon livre.

Voici quelques idées d’inclusions pour inciter à allumer la caméra en visio.

1-Chacun a 2 minutes pour trouver un objet lié au thème de la réunion. Le projet de déploiement, la relation client… « Voici une loupe… c’est pour y voir clair sur les indicateurs…Voici une paire de ciseaux, car je crois qu’il faut couper avec nos habitudes passées ».

2- Chacun choisi une photo, un dessin, un GIF et le montre qui symbolise la semaine passée. Vous pouvez prévenir les participants afin qu’ils préparent cela la veille.

3- En sous-groupes de 3, sur Teams ou Zoom, trouvez un maximum d’objet que chacun en commun et a à portée de main ! Vous avez 2 minutes.

4- Un concours de fond d’écran créatifs ! Oui nous avons maintenant la possibilité de choisir nos propres fonds d’écran. Alors organisez un concours !

Des moments pour énergiser ou renforcer le lien :

5-La boule d’énergie : L’animateur a une boule d’énergie entre ses mains de la taille d’une balle de PingPong. Elle est puissante et elle irradie. Et il la transmet à un participant. Qui l’envoie à un autre participant…Et la boule grossit à chaque transmission. Très efficace à 14h00 !!!

6- GYMTONIC : Allez ! Tous debout et on fait 3 exercices, assis debout, 4 squats et 3 étirements avant de reprendre.

7-Les mains sur les côtés de la vignette : les participants lèvent les bras et les écartent pour toucher les parois. Ainsi tous les participants sont connectés. Ensuite prenez une capture d’écran.

8- J’ai déjà fait un truc de fou … Si vous l’avez fait vous laissez la caméra allumée, sinon vous l’éteignez. J’ai déjà sauté en parachute… J’ai déjà rencontré une vedette, j’ai déjà …Voilà un truc facile pour inciter à allumer la caméra en visio.

9- Vous déléguez l’animation de cette inclusion à un des participants. Et il désignera son successeur à la fin de la réunion.

La conclusion constructive :

10- EDIC : A la fin de la réunion, l’animateur compte 1, 2 3 ! Et à 3 chacun évalue la réunion de 1 à 5 : 5 c’était mieux que ce que je pensais. 4 c’était très bien, 3, une bonne réunion, 2 j’ai perdu mon temps, 1 vraiment pire que ce que j’imaginais. Tous doivent voter ensemble pour éviter l’effet de halo lié au 1er votant. C’est un moyen efficace pour inciter à allumer la caméra en fin de visio.

La communication non violente :

Vous pouvez aussi inciter les participants de vos réunions à allumer la caméra en utilisant les ressorts de la CNV. La communication non violente. « Voilà, depuis quelques temps les caméras sont toutes éteintes. Ou presque. Et quand elles sont éteintes, je me sens mal à l’aise. Je suis déstabilisé car je n’ai pas de retour. Imaginez que je sois en réunion en physique, au bureau et que je vous tourne le dos !!! Imaginez une réunion où on se tourne tous le dos. C’est ce que je ressens. C’est difficile pour moi d’animer ces réunions car je ne vois pas vos réactions. J’ai besoin de voir des visages, des sourires, des moues, des interrogations, des rires aussi. J’ai besoin de vous voir. Je vous propose alors de commencer la réunion caméra allumée. Ensuite vous pourrez l’éteindre et la rallumer lors de la conclusion. Seriez-vous d’accord pour essayer durant nos 2 prochaines réunions. Vous pouvez mettre un fond d’écran virtuel … Tiens qui trouvera le fond le plus original … »

Animer oui, mais autrement :

Voici donc quelques « nudges », des petits gestes pour vous aider et inciter à allumer la caméra. Mais il est clair aussi que vous devez maintenant animer vos réunions autrement qu’avant la crise du COVID. Les réunions descendantes de 2 heures c’est terminé ! Favorisez les partages, encouragez la participation, créez des sous-groupes, déléguez une partie de la réunion. Les réunions en visio combinant Teams, Zoom, et des applications comme Klaxoon, Mural, Beekast sont beaucoup plus vivantes. Elles seront attendues par les participants. Je vous ai partagé là quelques astuces. Mais il y en a d’autres pour rendre ces moments plus conviviaux et plus efficients. Vous voulez former vos managers ! Bonne idée C’est le moment !  J’anime des formations en hybride sur ce sujet et avec des résultats visibles.  Et évidement, lors de ces formations, en visio et en présentiel, je les incite à allumer les caméras !

Et vous ? Comment faites-vous ? Je vous invite à partager en commentaires vos trucs, vos icebreakers

Franck Pagny Facilitateur chez Vivement lundi